Vad är aktivitetsbaserade arbetsplatser?
På ett aktivitetsbaserat kontor är det arbetsuppgifterna som styr var på kontoret du arbetar. Grundidén går ut på att aktiviteten under en dag i arbete varierar och att det därför krävs flera olika typer av kontorslösningar för att möta alla medarbetares olika behov. På ett aktivitetsbaserat kontor har därför ingen en egen fast plats utan den anställda har istället ett skåp för sina tillhörigheter och startar varje dag med att bestämma vart denne vill arbeta resten av dagen alternativt en del av dagen för att sedan byta plats igen. Många tjänster innebär att det spenderas mycket tid hos kund/på fält. Detta betyder att med aktivitetsbaserade arbetsplatser utnyttjas ytan ofta mer effektivt och istället satsar företag på att skapa olika typer av ”spots”, exempelvis tysta platser, samtalsrum eller trevligare loungedelar.
Fördelar och nackdelar
Några av fördelarna som ofta framhålls med flexibla arbetsplatser är att medarbetarna känner att kontoret är anpassat just för dem (med lugna zoner osv), att det leder till ökad produktivitet och att det sänker lokalkostnaderna. En annan fördel är att varumärket kan stärkas genom att erbjuda aktivitetsbaserade arbetsplatser.
Några nackdelar kan vara att vissa medarbetare känner sig mindre trygga i att ha inte sin egen plats varje dag och att nya platser med nya bordsgrannar kan kännas stressigt.
Fungerar det för alla?
Innan ett beslut tas om att införa aktivitetsbaserade platser på kontoret krävs en djupare analys över hur kontoret används idag, hur beläggningen normalt sett ser ut och hur medarbetarna skulle känna inför en förändring av kontorslandskapet. Finns det kanske några tjänster som inte skulle gynnas av detta, exempelvis tjänster som kräver mer sekretess (ekonomi, HR osv)? I många fall väljer företag av just den anledningen att behålla några platser som fasta medan 80-90% av kontoret går över till flexibla platser.
Innan ni bestämmer er för att testa:
Innan ett beslut om att gå över till aktivitetsbaserade platser kan tas bör ni göra följande:
- Ta reda på hur hög beläggningen på kontoret är i snitt under dag
- Skicka ut enkäter till medarbetarna, vad tycker de om det nya förslaget om flexibla platser? Vilka personer arbetar de närmast med och hur ser deras behov av specifika platser ut?
Svaret på enkäterna och undersökningen kommer ni sedan att kunna använda som grund för hur ni kan utforma ert nya, flexibla kontor!
Lycka till med er stundande förändring!