Kontorskoordinator till Besqab, Stockholm

Till Besqab söker vi nu en serviceinriktad och strukturerad kontorskoordinator & receptionist som vill ta ett helhetsgrepp om kontorets dagliga drift och upplevelsen för både medarbetare och besökare. Du blir en central del av verksamheten där du skapar struktur, trivsel och ett professionellt helhetsintryck. Här får du en nyckelroll med stort eget ansvar, där du kombinerar service, administration och koordinering för att säkerställa en välfungerande och inspirerande arbetsplats.

Tycker du om att ha många kontaktytor, arbeta i en bred roll och säkerställa att kontoret fungerar effektivt i det dagliga?

Då kan detta vara din nästa utmaning.

Om tjänsten

Besqab fortsätter att växa och utvecklas, och vi söker nu en kontorskoordinator & receptionist som vill bidra till att skapa en professionell, välkomnande och effektiv kontorsmiljö. Rollen är central för att säkerställa en hög servicenivå i receptionen samt en väl fungerande vardag för organisationen.

Du kommer att ha ett övergripande ansvar för kontorets drift och administration vilket bla innebär att du är företagets ansikte utåt och säkerställer att både interna och externa kontakter får ett professionellt bemötande och känner sig välkomna. I rollen har du ett nära samarbete med samtliga avdelningar samt externa leverantörer samt är en viktig del av den dagliga driften (ex ansvar för kaffemaskin mm) och bidrar till att skapa en välkomnande, välfungerande och trivsam kontorsmiljö för både kollegor och besökare.

I rollen ingår bland annat att:

• Bemanna receptionen, ta emot besökare samt hantera inkommande samtal och mejl.
• Säkerställa att kontorets gemensamma ytor är representativa, välkomnande och fungerar i det dagliga (ink köksytor, diskmaskin, kaffemaskin osv).
• Ansvara för post- och budhantering samt inköp, inventering och påfyllning av kontorsmaterial och catering.
• Planera och genomföra interna aktiviteter såsom fredagsfrukostar och enklare event.
• Administrera och följa upp kontorets service- och driftsavtal samt hantera felanmälningar.
• Vara kontaktperson gentemot fastighetsägare, leverantörer och externa samarbetspartners.
• Introducera nyanställda i kontorsrutiner samt ha övergripande koll på kontorsytor och gemensamma utrymmen.
• Stötta verksamheten administrativt samt bidra vid marknads- och kundaktiviteter, inklusive beställning av profilmaterial.
• Planera, koordinera och genomföra interna event såsom konferenser och workshops.

Rollen är placerad på Besqabs trevliga kontor vid Norra Stationsgatan i Stockholm. Arbetet sker på plats under kontorstid (mån-tor 08-17, fre 07.30-16.30).

Är det här du?

Vi söker dig som har erfarenhet från en serviceinriktad roll, exempelvis inom reception, konferens, kontor eller annan närliggande roll med fokus på service, och som trivs med att kombinera operativa och administrativa uppgifter. Du har en god förståelse för vad som krävs för att skapa en välfungerande och professionell arbetsmiljö. Framförallt är du prestigelös och ser en långsiktighet i rollen samt vill vara med och växa tillsammans med Besqab. 

Du har god administrativ förmåga och är van att hantera flera arbetsuppgifter parallellt. Du arbetar självständigt, tar initiativ och har en naturlig känsla för struktur och ordning. Vidare har du mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift, samt är bekväm i Microsoft Office-paketet och har lätt för att sätta dig in i nya digitala system.

Vi fäster stor vikt vid de personliga egenskaperna. Rollen kräver en serviceinriktad, positiv och prestigelös person som tar ett tydligt ansvar för kontorets helhet. Du är självgående, lösningsorienterad, initiativtagande och har förmåga att prioritera i en varierad vardag med både återkommande och mer ad hoc-betonade uppgifter. Du är kommunikativ och relationsskapande, med ett professionellt och välkomnande bemötande. Samtidigt har du ett öga för detaljer och estetik, och bidrar aktivt till att skapa en trivsam och inspirerande arbetsmiljö. Du trivs i en roll med många kontaktytor och ser värdet i att vara en central funktion som binder samman organisationen.

Du erbjuds

Hos Besqab får du en central roll i ett ambitiöst och växande bolag där service, kvalitet och arbetsglädje står i fokus. Du blir en del av en organisation som värdesätter samarbete, engagemang och initiativtagande. Här får du möjlighet att påverka kontorsmiljön, utveckla arbetssätt och bidra till en positiv upplevelse för både medarbetare och besökare – varje dag.

Vill du veta mer?

I denna rekrytering samarbetar Besqab med Level Recruitment. Vänligen sök tjänsten genom att klicka på ”ansök”-knappen här intill. Vid frågor vänligen kontakta rekryteringskonsult Carolina Eskengren på 08-120 50 427. Urvalet av ansökningar sker löpande.   

Välkommen in med din ansökan!