Effektivitet – det ska gå snabbt
Idag är vi allt mer sparsamma med vår tid – och vem som kan planera den mest effektiva arbetsdagen har blivit lite av en sport. Företag har framförallt anammat detta när det kommer till möten, som tidigare gärna hade en tendens att bli både onödigt långa och ineffektiva. Detta är något som börjar förändras allt mer – och det blir vanligare att ta ett stand-up-möte vid kaffemaskinen, ett kort telefonsamtal eller en avstämning på tio minuter vid skrivbordet, istället för att skicka en officiell möteskallelse. Man vill att det ska gå snabbt och vara värt tiden, så att man får tid över för andra arbetsuppgifter.
Mobilitet – möten på distans
För bara några år sedan var det en självklarhet att ta ett flyg till en annan stad, eller världsdel för den delen, för att vara med på ett eller ett par möten. Man reflekterade mindre över vad detta innebar för miljön och hur mycket tid som gick åt. Allt för att en grupp människor skulle kunna sätta sig ner i två timmar och diskutera en fråga.
Idag har man börjat fråga sig om det verkligen är värt att resa från ett konferensrum till ett annat, bara för att till exempel skriva på ett avtal. Är det verkligen nödvändigt för alla parter att träffas vid ett fysiskt möte? Idag kan de flesta avtal signeras med bank-id från världens alla kanter, möten (och hela konferenser) kan hållas via Skype och liknande. Man kan dela sin skärm med en kollega eller kund i en annan stad, samtidigt som man tar ett möte över telefon, där man förklarar hur ett specifikt verktyg fungerar.
Anledningarna för fysiska möten alltså blir allt färre – och arbetsplatsen allt mer mobil. I framtiden kommer möjligheten att arbeta på distans att växa med hjälp av olika digitala lösningar, vilket troligtvis kommer minska resandet, tillsammans med dess miljöpåverkan.
Selektivitet – man bjuder inte in någon “bara för att”
Sverige är ett av de länder som har mest möten – och man vill gärna se till att inkludera alla. Framöver kan vi se en växande trend när det kommer till att vara selektiv med vilka man bjuder in till ett möte. Man är medveten om att andras tid är värdefull och bjuder därför inte in personer i onödan.
Förr var det vanligare att man bjöd med vissa roller i företaget “bara för att”, så att ingen skulle känna sig exkluderad. Det kan till och med anses som en befordran att få vara med på ett visst möte, till exempel i ledningsgruppen. Men en negativ aspekt med att inkludera för många personer i ett möte är att alla inte får möjlighet att prata lika mycket. Det finns ofta vissa som är mer dominanta och har tendens att hålla låda genom hela timmen. Därför är det viktigt att tänka till innan man bjuder in – och se till att gruppdynamiken är rätt.
Tänk också på att inte bjuda in någon som inte har något att bidra med, ingen ska sitta med och observera “bara för att”. De flesta av oss har idag fulla kalendrar, vilket gör att vi är selektiva med vilka möten vi tackar ja till. Framtidens möteskultur kommer att präglas ännu mer av detta.