Det är nämligen med rekryteringsprocesser som med allt annat – ju bättre förberedd du är, desto större chans är det att det i slutändan blir din drömkandidat som skriver under anställningsavtalet. För att verkligen lyckas med en rekrytering krävs en ordentlig searchprocess, noggrant utformade intervjuer, fingertoppskänsla – och tur. Utmaningen i att hitta rätt person för rätt jobb ligger i att få alla de här parametrarna att stämma överens, något som kräver sin lilla tid. Med en välarbetad och realistisk rekryteringsplan kan du eliminera många av de fallgropar som kan dyka upp längs vägen.
Processen hos rekryteringskonsulten
Alla processer ser olika ut – därför är det viktigt med samarbete mellan rekryteringskonsulten och kunden i form av en öppen dialog om förutsättningarna för tjänsten. Att hitta en kandidat med specialistkompetens är inget som görs i en handvändning. Ofta krävs search, det vill säga att vi som rekryteringsföretag aktivt kontaktar kandidater som kan vara lämpliga för tjänsten men som inte själva söker nytt jobb. Det gäller då att finkamma marknaden för att inte riskera att gå miste om den perfekta matchen. Eller ännu värre, hitta den perfekta kandidaten men tappa personen under processens gång. Så, hur ser processen för rekryteringskonsulten egentligen ut och hur lång tid tar den?
Naturligtvis kan det ta olika lång tid att hitta passande kandidater, men generellt sett brukar vi säga att man bör räkna med omkring 6-8 veckor. Under den här tiden går vi noggrant igenom marknaden och kartlägger vilka personer som har matchande utbildning, kompetens och erfarenhet för just den specifika tjänsten som kunden vill tillsätta.
Att kontakta slutkandidaterna
När vi har identifierat x antal potentiella kandidater är det dags att ta kontakt med de personer som är mest intressanta för tjänsten. Det är skillnad på att boka intervjuer med kandidater som sökt jobbet själva och kandidater vi hittat. Söker man specialistkompetens blir utbudet snävare och även om vi hittat över 20 passande personer behöver det inte betyda att någon av de här kandidaterna har lust att byta jobb. De kanske redan sitter på topptjänster och trivs med sin arbetssituation. Det är också vanligt att många av de vi kontaktar inte tänkt tanken på att byta jobb och därför inte har ett ordentligt CV, vilket gör att de kan behöva någon vecka på sig för att färdigställa de delar som behövs för en intervju. En annan sak du behöver ha med i beräkningen är att de som faktiskt är intresserade av ett nytt jobb kan behöva en hel del fakta, uträtade frågetecken och betänketid för att våga ta det sista steget mot ett jobbyte, vilket naturligtvis kan sakta ned processen ytterligare.
Intervjuer, tester och löneförhandling
När vi hittat våra kandidater är det dags att börja anordna intervjuer, något som lätt kan dra ut på tiden eftersom det involverar flera personers ofta fullspäckade scheman. Ibland räcker det med två intervjuer, andra gånger vill företaget ha flera intervjuer och några tester, vilket kräver längre tid. När allt detta är klart, ja, då är det bara referenstagning och löneförhandlingen kvar innan tjänsten är tillsatt!
… men är det verkligen alltid så enkelt?
Räkna med eventuella fallgropar
Just när du bara har två perfekta kandidater kvar kan något oförutsett fortfarande ske som gör att du måste ta några steg tillbaka i processen igen. Har du otur kan du tappa båda två – den ena kanske blir lovad en högre lön/bättre tjänst och väljer att stanna hos sin nuvarande arbetsgivare, medan den andra blir erbjuden ett annat jobb. Det är inte ovanligt att kandidater är i både två och tre processer parallellt. Det gäller med andra ord att alltid vara förberedd för förändringar i rekryteringsprocessen och ju mer noggrant den utförts, desto lättare är det att backa några steg om det värsta skulle inträffa.
Påbörja rekryteringsprocessen i tid och glöm inte uppsägningstiden
Många företag glömmer att räkna med uppsägningstid och eventuell semester (så som sommaruppehåll) och tror att en rekrytering kan påbörjas bara några veckor innan personen ska börja. Trots att företaget menar att de inte behöver den nyanställda på plats förrän i augusti bör processen helst påbörjas någon gång i mars för att alla steg ska hinnas med. Rekryteringskonsulten behöver som sagt ungefär två månader på sig för att hitta rätt kandidater, sedan skall du och några kollegor träffa kandidaten på två eller kanske tre intervjuer, referenser skall tas, ibland skall tester utföras och efter det behöver man räkna med en uppsägningstid på en till tre månader. Återigen ser alla processer olika ut men vårt råd är att starta upp rekryteringen ca 5-6 månader innan kandidaten ska börja.
Efter jobberbjudande – betänketid
Ha i åtanke att du inte alltid får ett direkt svar när du slutligen hör av dig till toppkandidaten med ett jobberbjudande, då betänketid för kandidaten kan dra ut på processen ytterligare, beroende på vad ni kommit överens om. Att ge kandidaten betänketid är inget negativt, utan är positivt för företaget i längden på så sätt att det minskar risken för felrekrytering om kandidaten får tänka över tjänsten ordentligt. Vanligtvis är betänketiden några dagar, men i ett flertal fall ger man kandidaten en vecka från och med jobberbjudandet.
Låt rekryteringsprocessen ta tid!
Som vi gått igenom i det här blogginlägget är ett av de vanligaste misstagen vid rekrytering att man tror att det går snabbare än vad det faktiskt gör. Skyndar du dig blint igenom de olika stegen kan också resultatet bli därefter; du hittar ett antal passande kandidater, men ingen har precis det du letar efter. När du börjar ditt sökande behöver du därför ställa dig frågan; vill jag hitta en bra kandidat, eller vill jag hitta en riktigt bra sådan? Är svaret det sistnämnda (vilket vi misstänker), måste du helt enkelt låta rekryteringsprocessen få ta lite tid.
Hoppas att inlägget hjälper dig att kunna planera tidsplanen för din rekrytering och att du får användning av våra tips, lycka till!