Aktivitetsbaserade arbetsplatser blir allt vanligare. Ett företag som ligger i framkant och har erbjudit detta länge är Microsoft. Vi har pratat närmare med Karin Zingmark, CMO, för att höra mer kring deras framgång med det moderna kontorets utformning.
När började ni med aktivitetsbaserade arbetsplatser och hur uppkom idén?
Idén till detta kommer ursprungligen från ett så kallat White Paper skrivet av Bill Gates 2005. Han lyfte det faktum att tekniken möjliggör nya sätt att samarbeta, och att vi som företag måste utnyttja detta till fullo. Dels för att få ut det mesta av våra medarbetares potential, men också för att kunna attrahera de bästa talangerna. Framförallt den nya generationen ställer krav på att kunna vara flexibel kring både tid och rum, att kunna samarbeta även om man inte fysiskt ses och att ha ett arbetsliv som är i balans med det privata. År 2008 valde våra kollegor i Holland att omsätta teorin i praktik och några år senare, närmre bestämt 2012, påbörjade vi vårt arbete i Sverige.
Hur är de aktivitetsbaserade arbetsplatserna uppbyggda på ert kontor?
Vi försöker tänka på aktivitetsbaserat arbete från ett holistiskt perspektiv. Det blir så lätt att man fokuserar på kontoret, men enligt vårt synsätt är det tre element som måste funka ihop. Dessa är Tekniken, Människan och Platsen. Tekniken måste vara central för att möjliggöra för oss att koppla upp oss och få tillgång till varandra samt arbetsverktyg var och när det passar. Alla våra möten är till exempel Skypemöten, och så lägger vi till en fysisk plats för de som vill och kan träffas på samma ställe. Människan, eller ledarskapet, måste handla om 100% tillit till medarbetare och ett coachande och kommunikativt närvarande ledarskap eftersom vi faktiskt inte ses varje dag fysiskt. Slutligen, platsen, dvs vårt kontor, ska locka till att mötas. Det är inte en arbetsplats, för arbete gör vi där det passar oss själva. Däremot möts vi på kontoret. Vi har gått från att ha haft 58% av kontoret dedikerat till individuella ytor, till att numera ha endast 23% av kontoret anpassat för detta ändamål. Samtidigt har vi gått från att ha 13% av ytan anpassat för samarbete till att ha 34% av kontoret anpassat för att mötas och samarbeta. Vi har utöver det dubblerat ytor för café och umgängesytor jämfört med tidigare. Och trots detta har vi gått från ett stort kontor på 11.600kvm till en total yta på 8.500kvm. I snitt jobbar vi hemma eller på annan plats ca 1.5 dag i veckan – därför har vårt behov av yta minskat rejält.
Utöver detta är vårt kontor uppbyggt och inrett som en stad, med tågstationer, parker, hamnar och affärsdistrikt. Alla delar av huset erbjuder områden anpassat för de behov vi vet att våra medarbetare har. Mycket sociala mötesutrymmen, både i form av bokningsbara kontorsrum men också caféer och sportbar som innehåller gungor, pingisbord, Xbox-spel med mera. Vi har också många ”drop-in” rum när man behöver stänga dörren om sig, och på översta planet har vi ett större utrymme som heter ”akvariet”. Här är det total tystnad som råder. Utöver det finns arbetsytor som erbjuder mer eller mindre avskildhet – vissa bord har skärmar runt sig och vissa är helt öppna. Med andra ord, du kan förflytta dig dit det passar baserat på dina behov just för stunden.
Vad har ni fått för reaktioner från personalen?
Tack vare ett väl genomfört förändringsarbete som innehöll såväl ordentliga förstudier som involverande av väldigt många anställda under projektets gång har detta givit oerhört positiv respons från medarbetarna. Innan projektet påbörjades var 59% nöjda med arbetsmiljön. Vi satte mål på att nå 77% nöjda, men nådde till det fantastiska resultatet av 91% som säger att de är nöjda med arbetsmiljön på Microsoft i Sverige. Vi mätte också hur nöjda de var med individuell produktivitet och gick från 37% till 81%. Samarbete i team uppskattade 53% vara nöjda med innan projektet påbörjades, och efter avslut uppskattade 81% vara nöjda med hur teamsamarbete funkar i denna nya miljö. Överlag är medarbetarna oerhört nöjda och stolta – vi har blivit utsedda som Sveriges bästa arbetsgivare flera år i rad och fick också den fina utmärkelsen Sveriges Snyggaste kontor förra året. Men som sagt, det handlar inte bara om kontoret. Känslan av att ha tillit i företagskulturen, att få ihop sitt privat- och arbetsliv och kunna styra själv var och när man ska jobba är en gåva vi uppskattar enormt.
Vilka resultat har ni sett för företaget i sig och personalen? Har ni kunnat mäta om det påverkat företagets totala resultat?
Vi har fått mycket positiv uppmärksamhet för detta projekt. Utöver de priser jag nämde ovan har vi fått närmre 60 000 personer (ofta hela ledningsgrupper) som besökt oss för att få höra om detta sätt att jobba på de Öppna Visningar vi anordnat. Vi har även blivit en attraktiv arbetsgivare, samtidigt som vi har nöjdare medarbetare som vill stanna längre. Slutligen har vi minskat bilpendling till kontoret och minskade koldioxidutsläpp med 24% (enligt en studie utförd av CERO).
Om man går i startgroparna och funderar på att införa aktivitetsbaserade arbetsplatser – vilka är dina bästa tips?
Tänk inte bara att du ska göra om ditt kontor. Ta dig tid till att göra en ordentlig förstudie av de behov som finns för din verksamhet och tänk holistiskt: tekniken ska funka, ledarskapet ska vara anpassat till detta och kontoret ska vara uppbyggt för att stötta detta tänk. Glöm heller inte bort nej-sägarna, de där personerna som säger att detta sätt att jobba funkar för alla avdelningar förutom min. De människorna behöver man jobba lite extra med, göra dem delaktiga i projektet för att säkerställa att deras åsikter tas i beaktande. Överhuvudtaget behöver man lägga mycket mer tid på själva förändringsarbetet än man tror. Men resultatet kommer bli riktigt, riktigt bra.